Introductie tot Workspaces

EnergieID Workspaces bieden een centrale omgeving voor organisaties en dienstverleners die meerdere energiedossiers beheren. Of je nu het energieverbruik van een vastgoedportfolio opvolgt of energiemonitoring aanbiedt aan klanten: met een Workspace organiseer je dossiers efficiënt en werk je vlot samen met collega’s, klanten en partners.

Met Workspaces kun je:

• al je dossiers logisch organiseren en beheren
• zelf bepalen wie toegang heeft tot welke dossiers
• EnergieID Premium en bijkomende diensten activeren voor al je dossiers
• gebruikmaken van geavanceerde functies en rapportages op organisatieniveau

Een Workspace aanmaken voor je organisatie

Gebruik een Workspace om al je gebouwen, sites of installaties te beheren op één centrale plek.

Volg deze stappen om een Workspace aan te maken:

• Klik op je profielpictogram rechtsboven en kies Workspace aanmaken in het keuzemenu.

  Opgelet: deze optie is momenteel enkel beschikbaar voor gebruikers in het preview-programma. Deelname kan aangevraagd worden via info@energieid.be.

• Geef de naam van je bedrijf, team of organisatie op. Dit wordt de naam van je Workspace.
• Klik op Workspace aanmaken om te bevestigen.
• Na het aanmaken kun je onder Instellingen een logo toevoegen aan je Workspace.

Rollen en rechten in je Workspace en dossiers

Je kunt collega’s of partners toevoegen aan je Workspace met een specifieke rol. Deze rol bepaalt de rechten binnen alle dossiers en Workspace-rapporten.

• Workspace-rollen gelden voor alle dossiers binnen de Workspace.
• Dossier-rollen gelden enkel voor één specifiek dossier. Gastgebruikers krijgen altijd een rol op dossierniveau en hebben geen toegang tot de rest van de Workspace.

Rollen in een Workspace

• Beheerder (Workspace Admin)
  Kan dossiers en Workspace-rapporten beheren, toegangsrechten instellen en Workspace-instellingen wijzigen.
• Bewerker (Workspace Editor)
  Kan dossiers en Workspace-rapporten aanpassen. Mag standaard ook dossiers aanmaken en verwijderen, tenzij dit op Workspace-niveau is uitgeschakeld.
• Bijdrager (Workspace Contributor)
  Kan meterstanden en gebeurtenissen toevoegen in alle dossiers. Heeft verder alleen-leestoegang.
• Lezer (Workspace Viewer)
  Heeft alleen-leestoegang tot alle dossiers en Workspace-rapporten.

Een dossier delen met een gastgebruiker

Soms wil je iemand toegang geven tot één specifiek dossier, zonder dat die persoon toegang krijgt tot je volledige Workspace. Zo iemand noemen we een gastgebruiker.

Een gastgebruiker heeft geen rol op Workspace-niveau en ziet dus geen andere dossiers of Workspace-rapporten. Je geeft enkel toegang tot specifieke dossiers met één van de volgende rollen:

• Bewerker (Record Editor)
  Mag gegevens in het dossier aanpassen, maar kan het dossier niet hernoemen, delen, afsluiten of verwijderen.
• Bijdrager (Record Contributor)
  Mag meterstanden en gebeurtenissen toevoegen.
• Lezer (Record Viewer)
  Mag enkel gegevens bekijken.

Zo deel je een dossier met een gastgebruiker:

• Ga in je Workspace naar de Dossierlijst.
• Klik op de naam van het dossier dat je wil delen.
• Kies in de dossierdetails voor Delen.
• Geef het e-mailadres van de persoon op, kies de gewenste rol en bevestig.

Als dienstverlener monitoring opzetten voor je klanten

Wil je als dienstverlener energiemonitoring aanbieden aan je klanten? Met Workspaces bepaal je zelf hoe je de samenwerking organiseert. Afhankelijk van het type klant en de gewenste autonomie zijn er drie mogelijke scenario’s.

Optie 1: Een aparte Workspace per klant

In dit scenario krijgt elke klant een eigen, afgeschermde Workspace waarin alle gebouwen en dossiers van die klant worden beheerd.

• De klant krijgt toegang tot de volledige Workspace, terwijl jij beheerder blijft.
• De klant heeft inzicht in alle rapportages en geaggregeerde data van de eigen organisatie.
• Deze opzet is ideaal voor zakelijke klanten met meerdere gebouwen of sites.

Optie 2: Eén centrale Workspace met gasttoegang per dossier

In dit scenario beheer je alle klantendossiers vanuit jouw eigen centrale Workspace.

• Je nodigt klanten uit als gastgebruiker op een specifiek dossier.
• Klanten hebben enkel toegang tot hun eigen dossier en zien geen andere klanten of dossiers.
• Deze opzet is geschikt voor klanten met slechts één gebouw of site.

Optie 3: Eén centrale Workspace met externe dossiers

In dit scenario stel je een eigen aanmeldpagina open waar klanten hun bestaande of nieuwe dossier kunnen koppelen aan jouw dienstverlening. Lees ook: EnergieID Premium aanbieden aan klanten of leden.

• De klant blijft eigenaar van het eigen dossier.
• De koppeling gebeurt via de functie Externe Dossiers.
• De klant kan de koppeling op elk moment zelf verbreken.
• Deze opzet is vooral geschikt voor particuliere klanten en gebruikers die veel belang hechten aan privacy en data-eigenaarschap.

Meerdere Workspaces beheren?

Heb je meerdere Workspaces voor verschillende klanten of teams? Dan kun je ze binnenkort beheren onder één Enterprise-account. Zo hou je branding, facturatie en gebruikersbeheer centraal.

Releaseplanning: Q3 2026.