Introduction aux Workspaces

Les Workspaces EnergieID offrent un environnement central aux organisations et prestataires de services qui gèrent plusieurs dossiers énergétiques. Que vous suiviez la consommation énergétique d’un portefeuille immobilier ou que vous proposiez un monitoring énergétique à des clients : avec un Workspace, vous organisez efficacement vos dossiers et collaborez facilement avec vos collègues, clients et partenaires.

Avec les Workspaces, vous pouvez :

• organiser et gérer tous vos dossiers de manière logique
• décider qui a accès à quels dossiers
• activer EnergieID Premium et des services supplémentaires pour tous vos dossiers
• utiliser des fonctionnalités avancées et des rapports au niveau de l’organisation

Créer un Workspace pour votre organisation

Utilisez un Workspace pour gérer tous vos bâtiments, sites ou installations depuis un seul endroit central.

Suivez ces étapes pour créer un Workspace :

• Cliquez sur votre icône de profil en haut à droite et choisissez Créer un Workspace dans le menu déroulant.

  Attention : cette option est actuellement uniquement disponible pour les utilisateurs du programme de prévisualisation. La participation peut être demandée via info@energieid.be.

• Indiquez le nom de votre entreprise, équipe ou organisation. Ce sera le nom de votre Workspace.
• Cliquez sur Créer un Workspace pour confirmer.
• Après la création, vous pouvez ajouter un logo à votre Workspace sous Paramètres.

Rôles et autorisations dans votre Workspace et vos dossiers

Vous pouvez ajouter des collègues ou partenaires à votre Workspace avec un rôle spécifique. Ce rôle détermine les autorisations sur tous les dossiers et rapports Workspace.

• Les rôles Workspace s’appliquent à tous les dossiers du Workspace.
• Les rôles dossier s’appliquent uniquement à un dossier spécifique. Les utilisateurs invités reçoivent toujours un rôle au niveau du dossier et n’ont pas accès au reste du Workspace.

Rôles dans un Workspace

• Administrateur (Workspace Admin)
  Peut gérer les dossiers et rapports Workspace, configurer les droits d’accès, et modifier les paramètres du Workspace.
• Éditeur (Workspace Editor)
  Peut modifier les dossiers et rapports Workspace. Par défaut, il peut aussi créer et supprimer des dossiers, sauf si cela est désactivé au niveau du Workspace.
• Contributeur (Workspace Contributor)
  Peut ajouter des relevés de compteur et des événements dans tous les dossiers. Dispose sinon d’un accès en lecture seule.
• Lecteur (Workspace Viewer)
  Dispose d’un accès en lecture seule à tous les dossiers et rapports Workspace.

Partager un dossier avec un utilisateur invité

Parfois, vous souhaitez donner à quelqu’un l’accès à un dossier spécifique, sans lui donner accès à l’ensemble de votre Workspace. Nous appelons cette personne un utilisateur invité.

Un utilisateur invité n’a pas de rôle au niveau du Workspace et ne voit donc pas les autres dossiers ni les rapports Workspace. Vous accordez uniquement l’accès à des dossiers spécifiques avec l’un des rôles suivants :

• Éditeur (Record Editor)
  Peut modifier les données du dossier, mais ne peut pas renommer, partager, clôturer ou supprimer le dossier.
• Contributeur (Record Contributor)
  Peut ajouter des relevés de compteur et des événements.
• Lecteur (Record Viewer)
  Peut uniquement consulter les données.

Comment partager un dossier avec un utilisateur invité :

• Dans votre Workspace, allez à la Liste des dossiers.
• Cliquez sur le nom du dossier que vous souhaitez partager.
• Dans les détails du dossier, choisissez Partager.
• Indiquez l’adresse e-mail de la personne, choisissez le rôle souhaité et confirmez.

Mettre en place le monitoring pour vos clients en tant que prestataire

Vous souhaitez proposer un monitoring énergétique à vos clients en tant que prestataire ? Avec les Workspaces, vous décidez comment organiser la collaboration. Selon le type de client et le niveau d’autonomie souhaité, il existe trois scénarios possibles.

Option 1 : Un Workspace distinct par client

Dans ce scénario, chaque client dispose de son propre Workspace isolé, dans lequel tous les bâtiments et dossiers de ce client sont gérés.

• Le client a accès à l’ensemble du Workspace, tandis que vous restez administrateur.
• Le client a une visibilité sur tous les rapports et données agrégées de sa propre organisation.
• Cette configuration est idéale pour les clients professionnels disposant de plusieurs bâtiments ou sites.

Option 2 : Un Workspace central avec accès invité par dossier

Dans ce scénario, vous gérez tous les dossiers clients depuis votre propre Workspace central.

• Vous invitez les clients en tant qu’utilisateurs invités sur un dossier spécifique.
• Les clients n’ont accès qu’à leur propre dossier et ne voient ni les autres clients ni les autres dossiers.
• Cette configuration convient aux clients qui n’ont qu’un seul bâtiment ou site.

Option 3 : Un Workspace central avec dossiers externes

Dans ce scénario, vous ouvrez votre propre page d’inscription où les clients peuvent lier leur dossier existant ou nouveau à vos services. À lire également : Travailler avec des dossiers externes.

• Le client reste propriétaire de son propre dossier.
• La liaison se fait via la fonctionnalité Dossiers externes. 
• Lors de la liaison, toutes les fonctionnalités de EnergieID Premium sont automatiquement activées.
• Le client peut interrompre la liaison à tout moment.
• Cette configuration convient particulièrement aux clients particuliers et aux utilisateurs qui accordent une grande importance à la confidentialité et à la propriété des données.

Gérer plusieurs Workspaces ?

Vous avez plusieurs Workspaces pour différents clients ou équipes ? Vous pourrez bientôt les gérer sous un compte Enterprise. Cela centralise le branding, la facturation et la gestion des utilisateurs.

Plan de publication : T3 2026.